EMAIL Knigge
Knigge für E-Mail-Erfolg
E-Mails nehmen einen großen Teil der täglichen Arbeit
ein. Umso wichtiger, dabei einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.Die
"Email(le)kunst" hatte zwar ihren Höhepunkt schon
im Mittelalter, die Kunst des richtigen E-Mailens ist dagegen eine
Sache, die erst heute ihre perfekte Form anstrebt. Was der Unterschied
zwischen beiden ist, dürfte bis dato zwar schon vielen bekannt
sein schließlich sendet und empfängt jeder deutsche
Büroangestellte im Schnitt 180 E-Mails pro Tag. Dennoch fehlt
es vielen immer noch an der Perfektion, die das E-Mailen erst richtig
erfolgreich macht.
In unserem kleinen E-Mail-Knigge wollen wir Ihnen helfen, auch
hierin perfekt und professionell zu werden. Denn wenn man hier plumpe
Fehler macht, ist schnell die Email(le) ab!
Tipp 1: Keine Romane
E-Mails sind kein Ersatz für ausführliche Briefe. Sie
sind kurze, schnelle Mitteilungen und sollten übersichtlich,
prägnant und flott sein. Müssen sie mal etwas länger
sein, machen Sie alle 4 bis 5 Zeilen einen Absatz. E-Mails, die
ein Scrollen erfordern, ärgern nur, deshalb: "No Scroll,
no Groll".
Tipp 2: Aussagefähiger Betreff kurz und knackig
Ihre Betreffzeile entscheidet, ob die Nachricht überhaupt
gelesen wird. Viele bekommen weit über 150 Mails am Tag. Wer
da keine aussagekräftige Betreffzeile liefert, kann sich gleich
die ganze Mail sparen. Noch schlimmer: gar keine Betreffzeile.
Tipp 3: Korrekte Rechtschreibung
Auch in Mails gelten deutsche Rechtschreibregeln. Mancher benutzt
hier in Anbetracht der häufigen Reformen mitunter
seine "eigene Rechtschreibreform". Ja, sicher es
muss oft schnell gehen. Aber jedes Mailprogramm hat auch ein Rechtschreibprogramm.
Nutzen Sie es vor allem im Job. Und die Mails nur in Kleinschreibung
zu verschicken, gilt als unhöflich oder schlampig.
Tipp 4: Immer höflich bleiben!
Viele beginnen ihre Mail mit "Hallo" und duzen den Adressaten
ungefragt. Was im englischsprachigen Raum üblich ist, stößt
zum Beispiel Schweizern oder Österreichern meist sauer auf.
Also kein "Hi" oder "Hey" zum Anfang, "Hallo,
Herr Meyer" oder "Guten Tag, Herr Meyer" hat sich
bei uns als E-Mail-Anrede zwar schon eingebürgert, aber auf
die Form Wert legende Ausländer und höher gestellte Persönlichkeiten,
die man nicht persönlich kennt, sollte man mit "Sehr geehrte(r)..."
ansprechen. Auch "Bitte" und "Danke" haben schon
manche Tür geöffnet, wenn sie nicht zu dick aufgetragen
wurden.
Tipp 5: Niemals BLOCKSCHRIFT
Achten Sie auf die Form wer z. B. seine Mails in GROSSBUCHSTABEN
schreibt, wird als Schreihals angesehen. Auch nur um wichtige Dinge
oder Passagen hervorzuheben, sind sie ungeeignet (Ausnahme: vielleicht
Firmennamen, die so geschrieben werden).
Tipp 6: Kein Chinesisch
Verwegene Kürzel wie mfg (mit freundlichen Grüßen),
+ lg (und liebe Grüße), gr (Gruß) oder cu (see
you) mögen echt cool sein, aber nur unter privaten Freunden.
Im Geschäftsleben schreibt man ehrlich gemeinte Grüße
aus. Wer nicht Dauer-Chatter ist, versteht sonst außerdem
Bahnhof.
Tipp 7: Massenmails in Maßen
Gruppen-Mails sind gut geeignet, um einen Termin bekannt zugeben
oder Einladungen zu verschicken. Nicht aber, um Berufliches zu diskutieren,
umfangreiche Info- oder Kettenbriefe zu versenden. Sie selbst wollen
ja auch nicht zugemüllt werden.
Schicken Sie bei Massenaussendungen auch nicht die Adressen Ihrer
Geschäftspartner mit. Schreiben Sie in die Empfänger-Zeile
die jeweilige Mail-Adresse und verstecken Sie die übrigen im
"Adressbuch".
Tipp 8: No Smileys?
Smileys lockern die E-Korrespondenz auf und weisen auf positive
Referenzen oder witzige Stellen hin. In privater E-Post sicher ganz
nett, aus Ihren Business-Mails sollten Sie den Grinse-Mann aber
unbedingt verbannen, wenn Sie ernst genommen werden wollen.
Tipp 9: Keine Priorität
Alle Mails lassen sich mit höherer Priorität schicken.
Ein Trick, der aber bereits überhand nimmt. Bei Mails mit Priorität
(Outlook: Neue Nachricht, dann: Nachricht; Priorität festlegen)
sieht der Empfänger "rot" oder ein Ausrufezeichen.
Verzichten Sie darauf wenn Ihre Mail nicht wichtig wäre,
könnten Sie auch auf sie verzichten.
Tipp 10: Keine Intimitäten, keine Animositäten
Privates, Intimes und Streit unter Kollegen haben in der elektronischen
Post nichts verloren. Schließlich können Mails im Büro
abgefangen und mitgelesen werden. Peinlich, peinlich! Und schwer
aus der Welt zu schaffen!
Tipp 11: Ihre Visitenkarte als Absender
Die Visitenkarte gehört zum Geschäftsleben auch
bei E-Mails. Privat kann man es mit der Signatur halten, wie man
will im Beruf gehört sie dazu. Der Empfänger will
oder soll Sie telefonisch erreichen, ohne gleich die Auskunft bemühen
zu müssen.
Achten Sie auf übersichtliche Anordnung: Name, ggf. Job-Titel,
Telefonnummer, evtl. Handy-Nummer, auch die E-Mail-Adresse.
Tipp 12: Lesebestätigung dezent verwenden
Empfangsbestätigungen geben Auskunft, ob eine Mail gelesen
wurde. Gehen Sie mit Lesebestätigungen sparsam um. Der Empfänger
fühlt sich schnell belästigt, wenn es bei Ihrer Nachricht
nicht um etwas wirklich Wichtiges geht.
Tipp 13: Rechtzeitig antworten
Wer E-Mailt, hat es meist eilig. Antworten Sie schnell, aber nicht
zu schnell. Faustregel: Zurückschreiben sollte man frühestens
nach einer Stunde, spätestens nach 24 Stunden zumindest eine
kurze Rückmeldung und dann allerspätestens nach 3 Tagen
die gewünschte Antwort geben. Wer hier Schneckenpost spielt,
hat schnell ausgespielt.
Tipp 14: Richtig antworten
Unachtsame oder allzu bequeme Menschen schicken in ihrer Antwort
dem Empfänger oft seine Original-Mail wieder mit. Tun Sie das
nur, wenn Sie vom gleichen Empfänger selbst ständig in
kurzer Folge Mails erhalten oder Sie sich direkt auf im Original-Mail
unten genannte Details beziehen, die der Empfänger zum Lesen
Ihrer Antwort wieder benötigt. Produzieren Sie aber auf diese
Weise keine endlosen Rück-Mails! Ebenso keine endlosen Weiterleitungsketten.
Tipp 15: Richtige Anhänge
Versenden Sie umfangreiche Datei-Anhänge nur, wenn Sie sicher
sind, dass sie beim Empfänger erwünscht und lesbar zu
öffnen sind. Kündigen Sie größere Attachments
besser vorher an oder stimmen Sie sich mit dem Empfänger vorher
ab per Telefon oder kurze Vorab-Mail-Anfrage auch
hinsichtlich der lesbaren Dateiformate.
Angekündigte Attachments aber zu vergessen, das sollte Ihnen
nicht passieren. Und Datei-Umfänge von mehr als 1 MB gelten
ebenfalls als Zumutung.
Tipp 16: Mehrfachzustellungen vermeiden
Die Mehrfachübermittlung derselben Information bläht
den Posteingang unnötig auf und nervt Ihren Empfänger.
Wenn die gleiche Meldung von verschiedenen Stellen oder Hierarchie-Instanzen
in Firmen an die gleichen Empfänger verschickt wurde, sollten
sich diese Stellen über eine sinnvollere Informations-Regelung
einigen. Oder wenn ein Empfänger mehrere E-Mail-Adressen hat,
sollte man ihn vorher nach der gewünschten persönlichen
Adresse befragen.
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redaktion@bill.de
(Quelle Internet / Autor wenn
nicht erwähnt, UNBEKANNT)
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